Kegiatan administrasi perkantoran pada umumnya, apakah di kantor pemerintah atau swasta, di dunia pendidikan, dunia bisnis tidak bisa dilepaskan dari peran kertas. Kertas merupakan media penyimpan data, informasi dan ilmu pengetahuan yang sangat lazim Dokumen tersebut merekam data dan informasi dalam berbagai jenis: tekstual, numeric, atau gabungan antara numeric dan tekstual. Dokumen tersebut bisa disebut data karena ia merekam berbagai lambang atau simbol bermakna; dan akan disebut informasi manakala data tersebut memiliki nilai kegunaan untuk mengurangi ketidak pastian bagi penerimanya. Jadi sebuah dokumen akan tetap menjadi data apabila ia tidak memiliki kegunaan bagi seseorang. Data akan menjadi informasi manakala ia sudah masuk ranah kognitif dan mempengaruhi seseorang untuk melakukan suatu tindakan atau pengambilan keputusan. Suatu pengambilan keputusan yang bijaksana banyak bergantung pada ketersediaan data dan informasi yang lengkap dan akurat.
Data dan informasi (yang direpresentasikan dalam dokumen) selalu menopang penyelenggaraan administrasi dan manajemen suatu lembaga baik kecil maupun besar, swasta maupun pemerintah. Maka untuk tertib administrasi, suatu dokumen memerlukan sistem pengelolaan yang baik sesuai pedoman-pedoman yang berlaku agar dokumnen mudah disimpan dan ditemukan kembali apabila dibutuhkan untuk pengambilan keputusan. Kegiatan semacam ini lazim disebut manajemen kearsipan. Kemajuan teknologi informasi menawarkan teknik dan pendekatan baru dalam manajemen kearsipan, dari paper-based ke electronic-based, yang lazim dikenal dengan manajemen arsip digital.
Secara generik, manajemen arsip digital bisa dipahami sebagai seluruh rangkaian kegiatan pengelolaan dokumen yang meliputi proses penciptaan, pem-file-an, penyimpanan, penemuan-kembali dan pemanfaatan arsip/dokumen berbasis pada/atau dilakukan dengan media dan sarana digital berbantuan teknologi informasi. Artikel ini membahas tentang gagasan pentingnya manajemen arsip digital dan teknik-teknik penerapannya pada suatu instansi/lembaga.
Pemerintah Kabupaten Sragen melalui Bapak Bupati Untung Wiyono telah berupaya keras mewujudkan Kantor Tanpa Kertas (paperless office) dengan ujung tombak Kantor PDE (Pusat Data Elektronik), namun demikian hal ini belum tampak optimal karena masih juga harus dicetak menggunakan kertas.

Gagasan tentang perubahan manajemen kearsipan dari paper-based ke digital-based atau yang populer dengan istilah “paperless office” (kantor tanpa kertas), sudah muncul sejak tahun 1973 melalui publikasi dagang sebuah perusahaan telepon di AS. Disusul kemudian oleh Xerox Corporation pada tahun 1974-1975 yang gencar berbicara tentang “kantor masa depan” yang akan menggunakan komputer dan e-mail dengan informasi yang online. Antara tahun 1975-1978 beberapa publikasi bisnis menjanjikan bahwa “kantor tanpa kertas” akan segera terwujud dan akan mengubah situasi kerja secara radikal. (Lihat : Bill Gates, 2000).
Gagasan besar tersebut mulai dipraktekkan oleh Bill Gates (pemilik perusahaan Microsoft) sejak tahun 1996, dengan mengalihkan sebagian besar dokumen perusahaan yang berbentuk kertas ke media elektronik. Manajemen dokumen berbasis teknologi informasi di perusahaan Microsoft tersebut dilakukan dengan mendesain sistem syaraf digital, sebuah sistem yang terdiri atas proses-proses digital yang menghubungkan secara erat setiap aspek pikiran dan kerja dalam perusahaan. Maka alhasil, praktek di tahun pertama pengurangan penggunaan kertas dalam manajemen bisnis, perusahaan Microsoft mampu menghemat anggaran sebesar 40 juta dollar (satu tahun). Belakangan penggunaan teknologi informasi untuk manajemen dokumen di perkantoran mulai banyak diterapkan. Apalagi dengan naiknya harga kertas sejak tahun 1997, maka pemanfataan teknologi informasi tetap menjadi pilihan yang patut diperhitungkan.
Apabila gagasan Bill Gates ini mampu diterjemahkan di institusi perkantoran Pemerintah Kabupaten Sragen tentu mampu menghemat anggaran sebesar :
Misal dalam satu bulan menggunakan 1 juta lembar kertas artinya satu tahun menjadi 1 juta x 12 bulan = 12 juta lembar! kalikan dengan Rp. 200 untuk harga perlembar kertas. Penghematan Rp. 200 x 12 juta lembar = 2,4 milyar rupiah dalam satu tahun. Seandainya hal ini sudah dilakukan sepuluh tahun yang lalu maka penghematan yang seharusnya terjadi adalah 24 milyar rupiah!

Digitalisasi adalah konversi media dokumen dari media fisik, baik kertas, microfilm, atau media fisik lainnya ke dalam bentuk digital yang kemudian disebut media digital atau media elektronik. Konversi ini memungkinkan penggunaan komputer untuk melakukan berbagai fungsi pengelolaan dokumen karena format digital adalah format yang computer readable (membacanya memerlukan komputer). Konversi ini sekaligus juga mengintegrasikan dokumen yang diproduksi oleh peralatan di luar komputer dengan dokumen yang dihasilkan oleh komputer. Pemanfaatan teknologi informasi dalam kearsipan dapat dilakukan dalam berbagai tingkatan tergantung pada kemampuan software dan hardware yang tersedia. Aplikasi paling sederhana adalah Computerized Document Management System (CDMS). Sistem ini membantu melakukan pengelolaan dokumen/arsip yang meliputi proses klasifikasi, penyimpanan, temu-kembali, dan sirkulasi arsip dengan menggunakan komputer. Tetapi dalam sistem ini arsip tetap disimpan dan digunakan secara fisik.
Jenis kedua adalah Electronic Filing System (EFS), yaitu suatu sistem yang digunakan untuk mengelola dokumen elektronis yang berupa citra (konversi dari dokumen kertas/fisik menjadi dokumen digital/elektronis). Pada sistem ini dokumen dialih-mediakan dan disimpan dalam bentuk digital sehingga dapat dilakukan proses-proses temu-kembali dan sirkulasi arsip secara digital. Namun sistem ini hanya terbatas pada pengelolaan dokumen hasil konversi dari kertas ke bentuk citra saja.
Jenis ketiga adalah Electronic Document Management System (EDMS), yaitu suatu sistem komputer yang terdiri dari software dan hardware yang digunakan untuk menyimpan, mengelola dan mendistribusikan berbagai bentuk dokumen elektronis seperti citra, teks, fax, video, multimedia maupun output aplikasi. Pada sistem ini dokumen yang dikelola bukan hanya sekedar citra saja, tetapi seluruh dokumen dalam arti luas. Namun seperti halnya EFS, pada sistem ini semua dokumen harus dikonversikan ke dalam bentuk digital terlebih dahulu agar bisa dikelola.
Jenis yang sementara ini paling maju adalah Integrated Filing System (IFS), yaitu suatu sistem pengelolaan dokumen dan arsip di mana antara dokumen fisik dan dokumen digital terintegrasi. Di samping itu, suatu sistem IFS juga mendukung proses electronic workflow dan memiliki kemampuan integrasi dengan sistem informasi yang lebih luas, seperti sistem Intranet dan bahkan Internet.

Persoalan baru mungkin saja timbul berkaitan dengan alih-media arsip dari media kertas ke media digital, yaitu menyangkut aspek legalitas arsip digital. Legalitas arsip digital telah diatur Undang-Undang RI Nomor 8 tahun 1997 tentang “Dokumen Perusahaan” dan Peraturan Pemerintah RI Nomor 88/99 tantang “Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasi”. Pasal 12 UU/8/1997 menyatakan: ayat (1) Dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya; Ayat (2) Pengalihan dokumen perusahaan ke dalam microfilm atau media lainnya sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dapat dilakukan sejak dokumen tersebut dibuat atau diterima oleh perusahaan yang bersangkutan. Sedangkan PP/88/1999 pasal 16 menyebutkan: pasal (1) dokumen yang dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya atau hasil cetakannya merupakan alat bukti yang sah; ayat (2) hasil cetak dokumen yang telah dialihkan ke dalam microfilm dapat dilegalisasi untuk keperluan proses peradilan dan kepentingan hukum lainnya.
Dengan adanya UU/8/1997 dan PP/88/1999 tersebut, maka gagasan tentang manajemen arsip digital telah tersedia payung hukum. Dengan demikian maka tidak ada keraguan lagi bagi suatu lembaga untuk mengalihkan manajemen kearsipannya dari paper-based ke digital-based. Tinggal satu pertanyaan yang masih tersisa: “sudah siapkah SDM kita untuk melakukannya?”.

Contoh Kasus Administrasi Tanpa Kertas (paperless administration) di Indonesia

Guru SMA Maarif NU se-Surabaya Dikenalkan Software Administrasi Sekolah
Jumat, 12 Desember 2008 07:07

Surabaya, NU Online
Sekedar paham atau mengerti Teknologi Informasi (TI) tak cukup. Pengetahuan dan keterampilan harus terus diperbarui. Barangkali begitulah motto para guru Sekolah Menengah Atas (SMA) Maarif Nahdlatul Ulama (NU) di Surabaya, Jawa Timur.

Akhir pekan lalu, mereka diperkenalkan sebuah piranti lunak (software) yang khusus menangani tugas-tugas administrasi sekolah. Kegiatan yang digelar di Taman Pendidikan Islam SMA Ma’arif Maryam, Manyar Sambongan, Surabaya, itu diikuti para guru sekolah-sekolah Ma’arif NU se-Surabaya.

Piranti lunak yang diperkenalkan adalah Paket Aplikasi Sekolah (PAS). Ia mampu menangani banyak hal, di antaranya, masalah administrasi kepegawaian, administrasi siswa, administrasi akademik, dan administrasi keuangan.

Dengan PAS, kepala sekolah, guru, dan pengelola lainnya dapat dengan mudah memasukkan data baru, mencari data yang ada, dan mencetaknya menjadi laporan-laporan yang representatif, termasuk rapor, absensi, daftar siswa yang ikut kegiatan ekstrakurikuler tertentu, dan lain-lain.

“Alhamdulillah, para pimpinan atau kepala sekolah dan guru sangat antusias mengikuti pengenalan software itu. Di akhir acara, mereka bertekad akan mengimplementasikannya mulai saat itu juga, secara bertahap dan berkelanjutan,” terang Agus Zainal Arifin, penggagas kegiatan tersebut.

Mantan rais syuriyah Pengurus Cabang Istimewa NU Jepang itu menjelaskan, untuk tahap awal dianjurkan agar administrasi dijalankan dengan metode ganda, yakni, secara manual seperti biasa sambil diiringi penggunaan PAS.

“Bila ada perbedaan data, maka yang harus dipercaya adalah dokumen manual. Selanjutnya, bila dalam satu periode (semester atau tahun ajaran) telah berhasil konsisten, maka administrasi manual sudah saatnya ditinggalkan, untuk berganti ke software secara total atau paperless (tanpa kertas),” jelas Zainal.

Selanjutnya, imbuh dia, penerapan paket-paket itu diharapkan juga bertahap, misalnya, dalam bulan pertama harus sudah berhasil implementasi paket administrasi siswa. Bulan berikutnya, administrasi keuangan, dan seterusnya.

Meski PAS dikhususkan untuk SMA, namun Pesantren Matholiul Anwar Lamongan, yang juga diundang saat itu, langsung mengujicobanya dengan tim TI Pesantren. Piranti lunak itu akan diterapkan untuk administrasi di Madrasah Aliyah pesantren.

“Insya Allah, walaupun Aliyah, software ini akan bisa berjalan dengan baik. Kita coba perbaiki kualitas sekolah-sekolah kita, mulai dari metode pengajarannya, kelengkapan bahan ajarnya, ketersediaan alat bantu ajarnya, dan lain-lain,” tandas Zainal. (rif)